+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как выдать сотруднику вкладыш в трудовую книжку

Содержание

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и актуальный образец

Как выдать сотруднику вкладыш в трудовую книжку

С необходимостью оформления вкладыша в трудовую книгу сталкивается каждый работодатель. Основной бланк этого документа иногда не вмещает всю информацию и в таком случае требуется дополнить книгу отдельным вкладышем.

Например, работник достаточно часто менял рабочие места и по этой причине в его книжке переполнился записями раздел «О работе».

Чтобы поставить новую отметку сотруднику кадрового отдела или другому уполномоченному на ведение книг лицу придётся воспользоваться вкладышем.

Порядок оформления этого документа и его бланк (унифицированная форма) предусмотрен на законодательном уровне. Уполномоченному лицу остаётся лишь придерживаться общепринятых норм оформления.

Что говорит закон?

А форма вкладыша установлена правительственным постановлением под номером 225, составленным в этом же году. Вкладыш представляет собой отдельный документ, обладающий специальной защитой от возможных подделок.

Он позволяет избежать оформления нескольких трудовых в случаях, когда для внесения записей не остаётся свободного места.

Ведь трудовым законодательством запрещается иметь сразу несколько трудовых книг во избежание путаницы с имеющимся у работника трудовым стажем.

Потребность в оформлении вкладышей возникает не только при активной смене рабочих мест, но и при достаточно бурном карьерном росте. Например, работника много раз переводили на новые места в пределах одного предприятия (повышали в должности), часто поощряли с фиксацией этого факта в книге.

Как выглядит документ и его образец

Напоминаем, что этот документ без трудовой книги считается недействительным! То есть, он предъявляется всегда в комплекте с трудовой.

Вкладыш имеет титульный листок, на котором фиксируется основная информация о работнике (по аналогии с трудовой книгой):

  • Вверху титульного листка размещается герб Российской Федерации.
  • Под ним в специальные строки вписывается фамилия, имя и отчество работника, а также дата его рождения (прописью указывается число, месяц и год).
  • В следующей строке фиксируется имеющееся образование, а ниже вносится информация по специальности или профессии.
  • Затем вносится дата оформления вкладыша — число, месяц и год прописью.
  • На титульном листе подписывается работник, которому выдаётся этот документ.
  • Также ставит свою подпись лицо, уполномоченное на ведение трудовых (с расшифровкой и разборчиво).
  • Слева от подписи уполномоченного сотрудника ставится мокрая печать юридического лица (предприятия, организации, учреждения, акционерного общества, и так далее).

Вкладыш комплектуется двумя разделами:

  • О работе — всего девять разворотов.
  • О награждениях — всего восемь разворотов.

Как происходит оформление?

Заполнение вкладышей ведётся по аналогичной заполнению трудовых книг схеме, но при этом у сотрудников кадрового отдела могут возникать определённые трудности.

Общие правила заполнения выглядят следующим образом:

  1. Документ оформляется тем работодателем, у которого трудоустроен на текущий момент данный работник. И только в случае, когда все страницы трудовой полностью использованы. Чаще переполняются разделы о работе.
  2. На титульном листе заполняемого документа указывается именно дата его оформления. Дату оформления трудовой (основного документа) дублировать нельзя!
  3. На титульном листе указывается информация, актуальная на текущий момент. Если у работника изменилась фамилия или им была получена новая профессия, необходимо зафиксировать именно эту информацию.
  4. Без подписи уполномоченного лица и работника, которому выдаётся документ, вкладыш не имеет юридической силы. То же самое правило касается и мокрой печати юридического лица.
  5. Законодательством не установлено ограничения по количеству вкладышей. То есть, трудовые книги могут комплектоваться любым количеством дополнительных вкладышей.

Также Правилами не установлено, куда именно подшиваются эти документы и где ставится отметка об их выдаче. Но исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что:

  • вкладыш скрепляется с трудовой (подшивается в книгу) с помощью ниток;
  • после чего на первой странице трудовой (её внутренней стороне) ставится
  • специальный штамп, подтверждающий выдачу вкладыша, также здесь вносятся
  • основные реквизиты выданного документа — его номер, серия и дата оформления.

Вместо штампа допускается внесение пометки от руки. А сам вкладыш чаще подшивают в конце книги, хотя было бы логичнее и удобнее расположить его перед заполненным разделом трудовой или в середине книги.

Вкладыши с допущенными при заполнении ошибками подлежат утилизации. Вместо уничтоженного бланка оформляется новый, заполненный без ошибок. Серийный номер уничтоженного документа вырезается и хранится в специальном учётном журнале (вклеивается в него).

Кто заполняет и как хранить?

Оформлением документов этого типа занимается уполномоченный приказом руководства сотрудник. Обычно это один из работников кадрового отдела. А в небольших компаниях вопросами ведения и хранения трудовых книг и вкладышей к ним может заниматься сотрудник, нанятый в качестве совместителя — например, главный бухгалтер или менеджер.

Срок хранения вкладышей зависит от срока хранения трудовых книг, установленных законодательными нормами (документы хранятся вместе), и составляет пятьдесят лет. В отдельных случаях хранение продлевают до 75 лет, если книги вложены в личные дела работников.

Но по общим правилам хранение трудовых должно осуществляться в отдельном сейфе, запирающемся на ключ. Чаще это сейф, контролируемый руководством предприятия или организации либо начальником кадрового отдела.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/kak-oformit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Как выдать сотруднику вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления).

Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку.

Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш».

Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки.

Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2021

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны.

Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк.

Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.

Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца.

Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!

Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.

Источник: https://ppt.ru/art/trudovie-knijki/vkladish

Как выдавать вкладыши в трудовые книжки работникам

Как выдать сотруднику вкладыш в трудовую книжку

Трудовая — это самодостаточный документ, а вот вкладыш без нее недействителен. О необходимости выдать его сигнализирует ряд событий:

  • отсутствие места для внесения новых сведений на разворотах о работе;
  • потребность продолжать хронологическую фиксацию событий в работе человека.

В 2021 году цена вкладыша в трудовую книжку составляет около 200 рублей. Примерно столько же стоит и бланк трудкнижки.

https://www..com/watch?v=ytadvertiseru

Постановление Правительства № 225 в п. 38 обязывает работодателя при условии заполнения всех позиций одного из разделов книжки вшить документ. На нанимателя возложена ответственность (п. 45 Правил Постановления 225) за организацию работы в части:

  • ведения;
  • хранения;
  • учета;
  • выдачи.

Законодатель не обязывает сотрудника оформлять заявление о предоставлении документа. Ст. 65 ТК РФ предусматривает подобное обращение только для оформления нового экземпляра трудкнижки в случае потери, повреждения или отсутствия.

Работодатель вправе потребовать от сотрудника заявление с просьбой выдать документ, если:

  1. Локальный нормативный акт организации предусматривает заявление как документ, который подтверждает выдачу и использование бланка, — п. 42 Правил к Постановлению Правительства 225. В этом варианте заявление становится обоснованием для выдачи вкладыша сотруднику.
  2. Потребность обосновать способ оплаты расходов на покупку. Пункт 47 Правил дает возможность работодателю получить с сотрудника плату за приобретение бланка, то есть стоимость фактически удерживается из зарплаты (кроме случаев массовой утраты или порчи в процессе оформления, п. 34, 48 Правил).

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, дополняющий трудовую книжку и служащий для оформления дополнительных страниц к ней. Применение данной бумаги регламентируется в пункте 38 Постановления Правительства РФ № 225.

Так, данный документ предоставляется работодателем, обязанным регулярно покупать бланки, если при заполнении ТК у него заканчиваются все страницы, а разлинованный вкладыш служит их продолжением, однако сам по себе листок не может быть самостоятельным документом, так как он не содержит в себе регалий своего владельца, каких-либо официальных подписей и печати, и служит лишь вспомогательной бумагой.

Приём на работу

Наниматель обязан обеспечивать покупку подобных пустых бланков заранее и хранить их в архиве отдела кадров. При выдаче вкладыша очередному сотруднику компании данный акт записывается в специальном реестре в архиве работодателя, что диктуется Постановлением Минтруда №69, как средство для учёта активности ТК на территории предприятия и его субъектов.

Как только оформление вкладыша завершено, ответственный сотрудник работодателя должен вшить его в трудовую книжку работника для того, чтобы он стал активным. Трудовое законодательство не даёт каких-либо подробных разъяснений по корректному выполнению этого действия, и это приводит к тому, что отдел кадров просто руководствуется опытом ведения аналогичных процедур в адрес других сотрудников.

Таким образом, ответственные лица вшивают вкладыш одним из следующих способов:

  • В начале документа, который требуется оформить, сразу после первого форзаца трудовой книжки сотрудника, что создаёт удобство при чтении именно вкладыша, не отвлекаясь на изучение старых записей в первоначальном документе.
  • В середине ТК, так как это наиболее удобно для вшивания в техническом плане, однако может вызвать неудобства заинтересованного в сотруднике лица при чтении документа.
  • В конце ТК, сразу перед последним форзацем, и это также удобно для изучения, так как вкладыш являет собой логическое продолжение оригинальной книжки.

Важно! Технически правильно оформляемый вкладыш не может быть вклеен, так как это действие оставляет риск разъединения двух документов со временем, что автоматически влечёт за собой утрату действия каждого из них. Так, все вкладыши, как правило, пришиваются обычными хлопковыми нитками и сапожной иглой, без использования сложных технических приспособлений.

В заключение следует сказать, что год от года человек накапливает свой трудовой стаж, и это означает, что ему всё труднее будет его восстановить при утрате ТК, а понадобиться он может не только при попытке трудоустройства на иное предприятия, но также и при выходе на пенсию для окончательного рассмотрения ежемесячного пенсионного обеспечения.

Вшитый в ТК вкладыш

В то же время вкладыш также имеет большую ценность для будущего гражданина, поэтому к данным документам надо относиться с предельным вниманием, осторожностью и беречь их от любых внешних воздействий, а также от утраты.

Кроме того, гражданину следует обратиться к нотариусу и сделать заверенные копии всех листов обоих документов для домашнего хранения, что даст возможность выполнения дальнейших действий по трудоустройству даже в случае утери или уничтожения оригинальной ТК.

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш».

Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки.

Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.

Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца.

Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Предлагаем ознакомиться  Как правильно сделать справку 2-НДФЛ

https://www..com/watch?v=ytpressru

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой.

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Как оформить

Законодатели четко определили, кто покупает вкладыш в трудовую книжку, — это зона ответственности работодателя. Изготавливают бланки в объединении «Гознак» Минфина РФ. Работодатель заключает со специализированными организациями (юрлица или ИП, отвечающие требованиям Приказа Минфина РФ № 117) договор на покупку.

Процесс приобретения и оформления — исключительные полномочия работодателя.

Инструкция и образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку 2021, несложные. Он заполняется аналогично правилам, установленным для трудовой книжки.

Титульный лист содержит следующую информацию:

  • Ф.И.О. сотрудника (полностью, как в паспорте на день внесения сведений);
  • дату рождения;
  • образование и специальность;
  • дату оформления;
  • личную подпись сотрудника;
  • подпись лица, оформляющего бланк, и печать (если она используется в организации).

Документ о профессиональной деятельности и титульный лист содержат идентичную информацию. Дата оформления должна совпадать с фактической. Она совпадает с датой первой внесенной записи.

На титульном листе ставится печать той организации, которая оформила бланк. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2021 году в развороте для информации о работе содержит данные, фиксирующие:

  • номер записи по порядку — в 1-ую графу;
  • дату внесения записи — во 2-ую;
  • сведения о работе — в 3-ю;
  • данные о распорядительном акте, являющемся основанием, — в 4-ую.

Нумерация записей каждого раздела имеет сквозной характер, то есть является продолжением соответствующих разделов (п. 11, 18 Правил Постановления 225). Например, раздел с информацией о работе заканчивается записью № 17, тогда во вкладыше в аналогичном разделе нумерация записей должна начаться с № 18.

Бланк — документ строгой отчетности, данные подлежащего уничтожению документа (его номер) вносятся в журнал учета. Нельзя допускать исправления или помарки (п. 30 Постановления 225). Если таковые есть, бланк считают испорченным. Необходимо уничтожить его и оформить новый.

Закон четко определил, можно ли иметь две трудовые книжки, — нельзя. А предельное число вкладышей, которые можно оформить, не установлено. Если есть потребность, вшивают 2-ой, 3-ий и т. д., не забыв поставить штамп о его предоставлении с указанием номера и серии.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – ­Правила).

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и ­трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки ­недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным.

Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований ­вышеуказанных ­Правил.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного ­листа ­трудовой книжки (см. Пример 1).

Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш».

Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих ­сведения о ­работнике.

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней ­страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорно­контрольных органов, однако чисто технически ­удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в ­трудовой книжке.

Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.

При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы ­соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.

Источник: https://svetobr.ru/vydavat-vkladyshi-trudovye-knizhki-rabotnikam/

Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

Как выдать сотруднику вкладыш в трудовую книжку

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Вкладыш в трудовую книжку принято считать отдельным документом, но без самой трудовой книжки он не является действительным. При оформлении вкладыша многие работодатели допускают огромное количество грубейших ошибок.

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений.

Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе».

Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:
  1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
  2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

  • Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
  • Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:
  1. фамилию, имя и отчество}
  2. дату рождения}
  3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
  4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
  • Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
  • Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

  1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
  2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
  3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ.  Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

  • Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может.

Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства.

Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

  • На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

  • Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные.

От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей.

Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-provesti-vydachu-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku

Как выдать вкладыш в трудовую книжку сотруднику?

Как выдать сотруднику вкладыш в трудовую книжку

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку в 2021 году — образец, заполнить, вшить, второй, выдачу

Что делать, когда окончатся строки для внесения записей в трудовую книжку? Оформить и вшить вкладыш. Разберемся, что это за документ, как его правильно заполнять в 2021 году.

Источник: https://sudar-buh.com/kak-vydat-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-sotrudniku/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.